Base de Conocimiento: Sistema de Gestión Presupuestaria

1. Conceptos Básicos

• Año Fiscal (Calendar Year): El periodo anual (ej. 2026). Un año puede estar "Abierto" (permitiendo cambios) o "Aprobado" (bloqueado).

• Partida Presupuestaria (Budget Line): La asignación específica de dinero. Vincula una cuenta contable, un centro de costos y un año.

• Área: La división organizacional (ej. "Tecnología", "Recursos Humanos") que define quién debe aprobar el presupuesto.

• Solicitud de Modificación: El único mecanismo permitido para cambiar presupuestos una vez que el año fiscal ha sido cerrado/aprobado.

2. Guía para Administradores: Configuración del Sistema

Esta sección es exclusiva para usuarios encargados de la configuración inicial.

2.1. Configuración de Áreas y Reglas de Aprobación

Cómo configurar las reglas:

Las reglas se definen para tres escenarios:

1. Línea de Presupuesto: Cuántas firmas se requieren para aprobar una partida nueva

2. Modificaciones: Se pueden definir umbrales por monto.

   • Ejemplo: Modificaciones menores a $10,000 requieren 1 firma; mayores a $50,000 requieren 3 firmas
     
     

2.2. Asignación de Aprobadores

• Nota Importante: Si un usuario debe aprobar en el Nivel 1 y en el Nivel 2, debe ser asignado a ambos niveles en la configuración. El sistema no asume permisos jerárquicos automáticos
  
  

3. Guía para Creadores: Gestión de Presupuestos

3.1. Creación de una Partida Presupuestaria

Para solicitar presupuesto, debe crear una nueva línea.

1. Seleccione "Crear Línea de Presupuesto".

2. Complete la información básica: Nombre, Cuenta Contable y Centro de Costos
   
   

3. Elija una Plantilla de Distribución:

   El sistema facilita la entrada de datos mediante plantillas10:

   • Anual: Ingresa el total y se asigna al 1 de Enero.

   • Mensual: El monto se divide en 12 entradas (día 1 de cada mes).

   • Personalizado: Usted define fechas y montos específicos.

Nota: Al guardar, la partida queda en estado "Borrador" (Draft). Puede editarla tantas veces como necesite antes de enviarla

3.2. Envío a Aprobación

Una vez que su borrador esté listo, haga clic en "Enviar".

• El estado cambiará a "Enviado" (Submitted).

• A partir de este momento, no podrá editar la partida a menos que un aprobador la rechace
  
  

4. Guía para Aprobadores: Flujo de Autorización

4.1. Aprobar o Rechazar

• Aprobar: La partida avanza al siguiente nivel. Si usted es el último nivel requerido, la partida pasa a estado "Aprobado" (Approved)

• Rechazar: La partida regresa inmediatamente a estado "Borrador" para que el creador pueda corregirla

4.2. Visualización del Progreso

5. Ejecución, Gastos y Análisis

5.1. Registro de Gastos

5.2. Presupuesto Disponible vs. Acumulado

El sistema utiliza una lógica de fecha inteligente:

• Presupuesto Acumulado: Suma de todo el dinero asignado hasta la "Fecha de Análisis" seleccionada.

• Disponible: (Presupuesto Acumulado) - (Gasto Total).

• Uso del Selector de Fecha: Puede cambiar la fecha en el tablero para ver cuánto dinero debería tener disponible en un momento futuro o pasado
  
  

![PLACEHOLDER: Imagen del Dashboard mostrando el gráfico de "Disponible vs Gastado" y el selector de fecha PENDIENTE]

6. Procesos Avanzados: Cierre y Modificaciones

6.1. Aprobación del Año Fiscal

Para cerrar el año y bloquear el presupuesto inicial:

1. Requisito: Todas las líneas de presupuesto del año deben estar en estado "Aprobado". No puede haber borradores pendientes

2. Aprobación: Requiere la autorización de los usuarios con los permisos más altos de la organización

3. Efecto: Una vez aprobado el año, nadie puede crear, editar o borrar líneas de presupuesto directamente
   
   

6.2. Solicitudes de Modificación (Post-Cierre)

Si necesita cambiar el presupuesto en un año cerrado, debe crear una Solicitud de Modificación.

• Tipos de Ajuste: Puede agregar dinero (montos positivos) o recortar dinero (montos negativos)

• Suma Cero (Redistribución): Si quita $1,000 de una cuenta y pone $1,000 en otra, el sistema lo marca como "Suma Cero"

• Reglas de Aprobación: El sistema decidirá cuántas firmas se necesitan basándose en el área de la primera línea que agregue a la solicitud y el monto total del cambio

7. Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no puedo editar una línea de presupuesto?

R: Es probable que ya la haya enviado a aprobación (estatus Submitted o Pending) o que el Año Fiscal ya esté cerrado. Si está en aprobación, pida a su aprobador que la rechace para liberarla25.

P: Soy aprobador de Nivel 2, ¿puedo aprobar el paso de Nivel 1?

R: No automáticamente. El sistema requiere que su usuario tenga asignado explícitamente el permiso para el Nivel 1. Contacte al administrador si necesita ambos permisos26.

P: Creé un presupuesto mensual pero quiero cambiar solo un mes, ¿debo borrar todo?

R: Si la partida sigue en borrador, puede editar las entradas individuales de ese mes sin afectar al resto. La "plantilla mensual" solo sirve para la creación inicial; después, el sistema trata cada mes como un registro independiente.