Documentos
Procedimiento de Registro
Para poder
registrar un documento, el primer paso es identificar dónde podemos encontrar
nuestro registro de documentos; este se encuentra en la pestaña del mismo
nombre: “Documentos”. Existen adicionalmente algunos reportes donde solo
podemos ver documentos personales, cartas de intención o contratos.
El registro
de documentos también se puede hacer de forma directa dentro de algunos
formularios de la plataforma pulsando el botón “Upload”.
Un documento, de forma elemental debe contar con los siguientes datos:
- Tipo de Documento: cuenta con un rango de opciones, este
dato se utilizará para pasos del proceso como el cálculo de porcentaje de
documentación y es útil para identificar más fácilmente al archivo.
- Cliente/Proveedor: el cliente o proveedor con el cual
se relaciona el documento (este campo no será visible si la carga es realizada desde el formulario de Clientes y Proveedores).
- Descripción: un nombre que le damos al documento
dentro de la plataforma
- Fecha de vencimiento: este dato es muy importante
en el caso de las identificaciones, pues solo contarán para el porcentaje de
documentos de los clientes si están vigentes.
- Documento: el archivo en cuestión.
Aprobación de Documentos
Para la realización de algunos procesos
dentro de Zitus es necesario que algunos documentos estén aprobados,
particularmente los referentes a arrendamientos. Existen algunos documentos
puntuales que se mencionan más adelante cuyo flujo de aprobación es distinto al
del resto de documentos.
Documentos personales de Clientes y Proveedores.
En general, los documentos personales de
los clientes necesitan aprobación para poder realizar procesos como solicitud
de chuequeo de buró y solicitud de contratos de arrendamiento. Para aprobar un
documento es necesario dirigirnos a cualquier reporte de documentos en el cual
aparezca el documento que queremos aprobar y pulsar el botón correspondiente:
Al aprobar un documento que sume para el
porcentaje de documentos de un cliente, este se actualizará automáticamente en
las oportunidades asociadas.
Cartas de Intención de Arrendamiento.
La aprobación de Cartas de intención se puede
realizar en el reporte de documentos, pero no se realizarán las acciones
debidas; para que estas se realicen debemos llevar a cabo la aprobación desde
el reporte de “Todas las oportunidades” de la pestaña de Arrendamiento.
Contratos de Arrendamiento
Similar al caso de las cartas de
intención, los contratos de Arrendamiento deben ser aprobados en un reporte distinto
“Contratos de Arrendamiento” de la pestaña de Arrendamiento.
Contratos de Inversión
Los contratos de Inversión deben ser
aprobados en un reporte distinto “Todos los Contratos” de la pestaña de Inversiones.
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